Деловой человек должен не только уметь грамотно и красиво говорить, быть вежливым и располагающим к общению, но и правильно вести деловую переписку. Впрочем, тут львиная доля успешности зависит не от самого бизнесмена, а от его личного помощника или офис-менеджера. Я редко имела счастье видеть деловых людей, способных составить деловое письмо согласно установленным для этого нормам и правилам, но даже самые непросвещенные в этом вопросе бизнесмены обычно имели для переписки специальную штатную единицу. В обязанности этого сотрудника как раз и входило ведение переписки. Иногда это умная и умелая секретарша, иногда специальный человек,

Самое сложное – это правильно начать разговор. Но для этой цели психологи советуют поступать по-научному, используя методики вступления в телефонный диалог. Основными считаются три из них: «1. Метод снятия напряженности позволяет установить тесный контакт с собеседником. Достаточно сказать несколько теплых слов – и вы этого легко добьетесь. Нужно только задаться вопросом: как бы хотели чувствовать себя в вашем обществе собеседники? Шутка, которая вызовет улыбку или смех присутствующих, также во многом способствует разрядке первоначальной напряженности и созданию дружеской обстановки для беседы. 2. Метод „зацепки“ позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы. 

Кабинет руководителя

В оформлении офисов нет рецептов женских или мужских. Офис должен выглядеть деловым и показывать уровень вашего успеха в мире бизнеса. Хотя у каждого руководителя имеются собственные предпочтения, каким образом этапы преуспевания должны быть отражены в его оформлении. Имеются у деловых людей и собственные вкусы, с которыми приходится упорно (и часто безнадежно) бороться дизайнерам. И тут для начала проще продемонстрировать на примерах, чего желают заказчики-бизнесмены и от чего шарахаются бедняги-дизайнеры. Одна моя знакомая владеет дизайнерским бюро, работает уже не один год в этой сфере. Все нижеприведенные истории были буквально выстраданы ею и ее коллегами по несчастью. Однажды в бюро обратился преуспевающий бизнесмен, который приобрел новое помещение и решил перевести туда головной офис своей организации. 

Принцип отбора в фирме с мужским руководством и женским – разный. В первом случае играют роль чисто внешние данные, потому что мужчины хотят видеть красивую, молоденькую, исполнительную девушку. Женщины часто впадают в другую крайность и берут на работу некрасивую, немолодую, опытную женщину. Кто прав – мужчины или женщины? Да в целом ни те ни другие. Секретарша – это не только лицо фирмы (хотя в этом качестве ей отводится очень важная роль), она еще и голос фирмы, память фирмы, главная помощница руководителя. И она – женщина. Мужчины неохотно идут на такую работу, и в этом они правы. Секретари мужского рода уместны в специализированных организациях, а не в мелком или среднем бизнесе. На роль обычной секретарши может претендовать исключительно женщина. Она смотрится уместнее. Но как выбирать?